Kwestia odpowiedniego wyposażenia i aranżacji biura nie jest wcale bardzo prostą sprawą, bo czego innego wymaga wielkopowierzchniowe biuro typu open space, a czego innego gabinet prezesa. Inne meble i akcesoria będziemy też kupować, kiedy rzecz dotyczy biura dużego przedsiębiorstwa, niż w przypadku kilkuosobowej firmy czy wręcz biura domowego. To są różne skale, różne wymagania i różne potrzeby, wynikające także z różnic w poszczególnych branżach (innowacyjne firmy będą stawiać na nowatorskie rozwiązania architektoniczne czy nowoczesne akcesoria, aby podkreślić swój wizerunek). Jest jednak kilka kwestii, o których warto pamiętać w każdym z tych przypadków.
Przede wszystkim warto zrozumieć, że biuro nie jest dziś już tylko miejscem pracy. Spędzamy w nim wszak w tygodniu często 7-8 godzin, czyli jedną trzecią dnia. Biura stają się powoli także przestrzenią odpoczynku i relaksu. Nie chodzi zresztą tylko o zwykłą wygodę pracowników, ale przede wszystkim wydajność ich pracy. Dochodzą tu również kwestie prawne. W materiałach publikowanych przez Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej znajdziemy wytyczne co do właściwego poziomu oświetlenia, limitu hałasu, wentylacji czy powierzchni przeznaczonej na jednego pracownika. Warto ich przestrzegać nawet nie ze względu na konsekwencje prawne, ile dlatego, że wpływają one na pracę zatrudnionych. Za małe i ciasne pomieszczenia odbiją się na kreatywności i jakości wykonywanych zadań. Zbyt duża powierzchnia biura też nie jest dobra, bo generuje koszty i jest marnotrawstwem – zarówno czasu pracowników jak i pieniędzy. Przykładowo rozplanowanie biur działów często ze sobą współpracujących na różnych piętrach czy w osobnych skrzydłach budynku, skończy się na długich wędrówkach i zdezorganizuje pracę obu działów. Trzeba podchodzić indywidualnie do każdego biura, skupiając się na potrzebach branży, pracownika i charakterze pracy.
Przy organizacji układu biura nie można też pomijać kwestii związanych ze strukturą organizacyjną firmy. Chodzi tu choćby o odpowiednie ułożenie gabinetów szefów działów i biur pracowniczych, aby zarówno pracownicy jak i klienci mogli bez problemu odnaleźć właściwe osoby i pomieszczenia. Kwestia struktury organizacyjnej w kontekście aranżacji biura dotyczy też poszczególnych stanowisk pracowniczych. Inaczej będzie to wyglądać w przypadku biura prezesa (tu trzeba więcej przestrzeni, centralnym elementem jest biurko), a inaczej w przypadku działu księgowego (tu będzie więcej regałów, szafek, bardziej specjalistyczne akcesoria jak np. kserokopiarka).
Jeśli już jesteśmy przy meblach, to trzeba zauważyć, że na rynku jest naprawdę szeroka oferta wszelakiego osprzętowania – od lad recepcyjnych i biurek, przez kontenerki, szafki, regały aż po stoły konferencyjne. Warto tu przypomnieć to, o czym była mowa na wstępie. Meble i układ architektoniczny nie muszą być jedynie wyrazem funkcjonalności, ale także tożsamości firmy. Mogą być dowodem na jej charakter, np. podążanie za trendami czy przywiązanie do tradycji). To po prostu kwestia tyleż funkcjonalności co budowania wizerunku. Jakie konkretnie meble są potrzebne w danym biurze, to już musi zdecydować sam pracodawca. Wyposażenie to już bardziej kwestia branży, w której pracujemy.
Jest jednak jeden element wspólny każdego z biur i są nim krzesła. Tu też jednak mamy szeroki wybór i nie każde będzie odpowiednie do każdej sytuacji. Gabinet prezesa czy szefów działów, w którym będą się odbywać spotkania biznesowe, omówienia kontraktów, strategii, etc, będzie potrzebował czegoś bardziej eleganckiego i robiącego wrażenie. Wtedy też zdecydujemy się raczej na tapicerkę skórzaną. Biura open space, np. telemarketerów, czy tzw. białych kołnierzyków będą już bardziej stawiać na ergonomię i praktyczne wykorzystanie krzeseł. Krańcowy przykład tego stanowią niektóre biura, w których pracują informatycy, gdzie instaluje się krzesła z siatką zamiast tapicerki (szczególnie dobre w szybko nagrzewających się, wystawionych na słońce pomieszczeniach), mające oprócz podłokietników także zagłówki. Im dłuższa i bardziej intensywna praca umysłowa, tym bardziej liczy się komfort i wygoda pracy.
